Với sự phát triển của nền kinh tế hiện nay thì những chương trình, sự kiện, event hay hội thảo… là một trong những điều tất yếu mà mỗi doanh nghiệp cần quan tâm để có thể gặp gỡ, giao lưu và giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của công ty mình đến với khách hàng. Viet Art xin chia sẻ kinh nghiệm để các bạn gặp phải vấn đề tổ chức sự kiện có thể tự tin giải quyết.

Đầu tiên bạn cần nghiên cứu kỹ nội dung chương trình.

Nội dung chính là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Chẳng hạn như một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là “Tri ân khách hàng”, hay nhân dịp kỷ niệm sinh nhật công ty. Thường xuyên họp để bàn bạc thực hiện các kịch bản theo nội dung chương trình đã được duyệt với bộ phận có liên quan.

Việc mà Ban tổ chức thường làm đối với những vị khách mời này là bàn bạc với họ về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này, họ đành để mặc cho diễn giả muốn làm gì thì làm, dẫn đến việc các diễn giả nói sau có ít thời gian chuyện hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài cả qua giờ nghỉ trưa. Tuy nhiên đã có rất nhiều chương trình “bể show” vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian của mình, họ có thể cao hứng nói nhiều hoặc tiết mục của họ gây mất thời gian hơn dự kiến.

Trong các sự kiện thì những thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội thảo, huấn luyện, chuyên đề… liên quan đến việc diễn thuyết, tập huấn… vì uy tín của họ quyết định sự hấp dẫn của sự kiện đó. Bởi vậy, cho nên bạn nên công bố rõ ràng tên, chức danh của diễn giả.

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm dự định tổ chức hội thảo, hội nghị phải phù hợp với mục đích tổ chức của mình, chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại quán cafe. Đặc biệt, bạn phải lưu tâm là không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng. Sau khi đã lựa chọn được điểm điểm bạn cần mục sở thị tại đó để kiểm tra lại những tiện ích mà tại đó cung cấp cho bạn, làm việc cụ thể về kinh phí thuê để dự trù kinh phí cho phù hợp. Dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại sự kiện để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất, để biết những vật dụng cần thiết cho một buổi hội thảo.

Truyền thông cho sự kiện

Việc truyền thông cho sự kiện đóng một vai trò vô cùng quan trọng, khẳng định sự thành công hay không thành công của hội thảo, hội nghị. Chính vì vậy, bạn cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền nếu không muốn Sự kiện của mình vắng như chùa bà Đanh.

Một số kênh truyền thông hiệu quả như gọi điện, gửi Email, thông qua báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… Bên cạnh đó việc in các poster hay brochule giới thiệu về các thông tin liên quan đến hội thảo, hội nghị để phát cho khách mời trước và trong hội thảo, hội nghị cũng sẽ rất quan trọng. Một vấn nữa để thu hút và níu chân khách mời đến giờ phút chót mà các bạn cũng cần phải quan tâm là việc thiết kế, in ấn các banner đặt trong hội nghị hay các in standee đặt trước cửa ra vào hội nghị cũng cần phải đặc sắc, lôi cuốn. Tuy nhiên, bạn sẽ không đủ thời gian để làm nhưng việc đó, nhưng bạn đừng lo vì mình hiểu bạn điều bạn muốn, biết thứ bạn cần. Hãy để Bình Minh công ty chuyên về in ấn quảng cáo sẽ giúp bạn những công việc này. Công ty mình được lập ra cũng nhờ từ sau những lần sếp giao tổ chức các hội thảo của công ty đó.